lunes, 15 de septiembre de 2008

La funcionalización: Reglas y técnicas

Reglas sobre la división de funciones
La división en el primer nivel jerárquico, es casi funcional.
Para hacer esta división del modo más adecuado, se debe partir de la consideración de los objetivos y planes aprobados.
La división de la actividad general para fijar funciones primarias, y la subdivisión de éstas en otras de menor amplitud, debe realizarse del modo más lógico, y en forma que más favorezca la eficiencia.
Existen innumerables reglas para realizar esta división de funciones; puede decirse que cada autor adopta sus reglas particulares.
Estas reglas quizá son las más prácticas para conseguir la división de las funciones y de la departamentalización.
1. Regla. Teniendo en cuenta los objetivos y planes que se pretenden realizar, debe hacerse, ante todo, una lista escrita de todas las funciones que para esa empresa se consideren, deben establecerse en el primer nivel jerárquico.
2. Reglas. Deben definirse en forma sencilla, o precisarse al menos, cada una de las funciones listadas. De ello podrá resultar:
a. Que se encuentren dos o más idénticas; en este caso, se eliminarán algunas de ellas, dejando sólo el título que se considere más oportuno;
b. Que se encuentren algunas superposiciones parciales: en ese caso, o bien se combinan dos funciones en una (investigación de mercados y ventas), o bien se hacen tres funciones distintas de dos de las listadas (relaciones humanas y relaciones públicas, podrían separarse en relaciones laborales, relaciones industriales y relaciones publicas).
Al terminar este paso, deben quedar aquellas funciones que deban existir y que, hasta donde sea posible, sean completamente distintas o irreductibles, sin tomar en cuenta a las personas concretas que podrían ocuparlas.
3. Regla. Para cada una de las funciones del primer nivel se procede de idéntica manera, hasta establecer todas las funciones que deben existir en el segundo nivel jerárquico dentro de cada departamento.
4. Regla. Se repite en forma idéntica esta operación, hasta alcanzar los últimos niveles dentro de cada uno de los departamentos y agotar todas las funciones que se desean analizar.
5. Regla. Cuando se tiene una división funcional teórica, se reúnen las funciones obtenidas en unidades concretas de organización, atendiendo al número, calidad, preparación, experiencia, etc., de las personas de que podemos disponer.
6. Regla. La forma de consignar esta departamentalización concreta suele ser doble:
(a) Unos autores aconsejan que se haga una carta de organización señalando a cada persona los diversos títulos que le correspondan por las distintas funciones que asume. “Jefe de venta, compra y publicidad”, “Contador y Jefe de Personal”.
(b) Otros autores aconsejan que se conserve la carta de organización estructurada con las funciones que deben existir, separándolas en los cuadros y niveles que les correspondan, cuidando tan sólo en cada cuadro, debajo del nombre de la función, el de la persona que se encargue de ella, aunque dicho nombre aparezca repetido en dos o tres cuadros, e inclusive en dos o más niveles.
Puede decirse que en toda empresa las funciones básicas son tres: Producción, Ventas y finanzas: de hecho en unas empresas industriales, las unidades de producción se ven más claramente, mientras que en una empresa comercial las ventas tendrás mayor amplitud o importancia, y en una institución bancaria las financieras o de control podrán ser las más claramente especificadas. A estas tres funciones, en la mayoría de las empresas modernas, se añade la función “personal”.

2 comentarios:

Anónimo dijo...

me parece bien pero no encontre lo que yo buscaba... pero de todas formas bien lo que dice sobre la admon.

Anónimo dijo...

graxias, muy completo, felicitaciones